電子檔案規(guī)范進行著錄有利于提高利用和其憑證作用

隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，明確電子檔案可以對數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進行規(guī)范，準確地對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行著錄，這樣不僅可以有效提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。

檔案整理服務(wù)過程

對于必須接收和征集的零散檔案，進行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目是非常有必要。

檔案整理要求保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管利用。文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。維護文件之間的歷史聯(lián)系有時可采用不同的方法，在優(yōu)選時應(yīng)以便于檔案保管和利用為其要求，并使二者統(tǒng)一起來。

檔案實體整理的環(huán)節(jié)和信息開發(fā)概念

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、咨詢、函調(diào)、以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點，根據(jù)科學的理論和方法，將各種檔案整理成方便人員管理和利用的有序整體的一項工作。

對于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等

檔案整理的質(zhì)量由人員水平和管理人員決策共同決定

檔案整理工作的質(zhì)量會直接受到檔案管理人員業(yè)務(wù)水平高低的影響，為了提案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)檔案組織整理工作的需要，盡可能的調(diào)動工作人員的工作積極性，增強他們的工作責任心。由于積存文件特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點，所以還需要及時更新管理方法，這就對檔案管理人員提出了更多的要求。