檔案整理的實(shí)用技巧

在檔案整理過(guò)程中，如同時(shí)運(yùn)用文件級(jí)檔案整理和案卷級(jí)檔案整理兩種檔案整理方法進(jìn)行檔案分類，在進(jìn)行排列時(shí)，可以將同一級(jí)類目、同一年度檔案進(jìn)行統(tǒng)一排列，并按文件級(jí)檔案在前、案卷級(jí)檔案在后的方式進(jìn)行排列。另外，文件級(jí)檔案可根據(jù)檔案的保管期限長(zhǎng)短進(jìn)行逐一排列，案卷檔案可根據(jù)型號(hào)、項(xiàng)目、產(chǎn)品等編號(hào)次序進(jìn)行逐一排列，有利于后續(xù)的檔案管理和開(kāi)發(fā)利用。

檔案整理常見(jiàn)類型和環(huán)節(jié)

檔案整理是指將具有保存價(jià)值的材料按照國(guó)家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)處理成規(guī)范格式的檔案，滿足保管、使用的要求。

紙質(zhì)檔案是目前比較常見(jiàn)的類型，因此紙質(zhì)檔案的整理是較多的，以我們中泰德信公司為例，我們整理的檔案中，紙質(zhì)檔案占98%以上，其中，文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案占比較大，基建檔案占比較小。

文書(shū)檔案的整理包括清理、鑒定、修裱、組件、裝訂、排序、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒、上架等環(huán)節(jié)。其中鑒定是比較具有技術(shù)含量的工作。

檔案整理需要負(fù)責(zé)和遵守的細(xì)節(jié)

負(fù)責(zé)任的進(jìn)行檔案的收集、鑒定、整理、歸檔和保管工作。使檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，做到科學(xué)整理立卷。

負(fù)責(zé)任對(duì)各類檔案的接收，分類，編目，編制，立卷、歸檔等檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。

嚴(yán)格遵守《檔案保密制度》，不得將檔案內(nèi)容外泄，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得私自調(diào)檔，更不得有外來(lái)人員進(jìn)入檔案室。

對(duì)檔案外的文件材料包括(圖片、照片、錄音、光盤(pán))等均應(yīng)立卷歸檔