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會議策劃方案是會議活動各項策劃意圖的書面形態(tài),是會務(wù)工作機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)*者的意圖和指示制定的詳細(xì)周密的書面方案。它是會議籌備工作的依據(jù),是會議籌備工作有序進(jìn)行的保障。會議策劃方案經(jīng)領(lǐng)*者審核批準(zhǔn)后由會務(wù)工作機(jī)構(gòu)具體實(shí)施。
會議策劃方案主要包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點(diǎn)、與會人員等)、會議日程及相關(guān)事務(wù)、會議預(yù)算以及其他需要說明的事項，會務(wù)會展服務(wù)
會展是指會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱。其概念內(nèi)涵是指在一定地域空間，許多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會活動，其概念的外延包括各種類型的博覽會、展覽展銷活動、大型會議、體育競技運(yùn)動、文化活動、節(jié)慶活動等，會務(wù)會展服務(wù)
會議前期的準(zhǔn)備工作，是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。辦公室文員應(yīng)協(xié)助相關(guān)*導(dǎo)和人員做好前期的各項準(zhǔn)備工作。
1.確定會議名稱、時間和地點(diǎn)
（1）確定會議的名稱。會務(wù)會展服務(wù)
名稱一定要與內(nèi)容相符，妥帖恰當(dāng)。確定會議名稱，通常有以下幾種情況。
用通稱，如辦公會、常*會、常*會。*政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位一般以此為例會名稱。
用組織名稱代替會議名稱，如*的各級代*大會、各級人民代*大會等。會務(wù)會展服務(wù)
用參加人員的職務(wù)命名，如省長會、市長會、廳（局）長會、廠長會、校長會，等等。
根據(jù)會議內(nèi)容確定，如經(jīng)濟(jì)工作會、計劃工作會、農(nóng)村工作會、教育工作會，等等。
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簽到簿、名冊
簽到簿的作用是幫助了解與會人員的多少，分別是誰，一方面可以使會議組織者查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便與會人員盡快地掌握各位參加會議人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。會議服務(wù)費(fèi)用
3.黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現(xiàn)在視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬*筆、板擦等配套的工具也必*可少。會議服務(wù)費(fèi)用
4.各種視聽器材
新科技產(chǎn)品，如投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、激光指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，會議服務(wù)費(fèi)用，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用。如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來。有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機(jī)或打印機(jī)
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會展場館要做到人性化的服務(wù)，首先要分析會展活動的類型。不同的會展活動對場館的服務(wù)要求有很大的區(qū)別，如展銷會和純粹的會議不同，純粹的會議和大型節(jié)慶活動不同，因此分清活動的性質(zhì)能有針對性地提供相應(yīng)的服務(wù)。其次，場館管理者可以對會展活動的參與者進(jìn)行分析，將其劃分為不同的類別，并根據(jù)各個類別的參與者進(jìn)行行為特點(diǎn)分析，提供有針對性的差異*服務(wù)，從而滿足大部分參與者的需求。*后，場館的人性化服務(wù)需要對工作人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)。優(yōu)良的服務(wù)質(zhì)量實(shí)際上是來自于場館現(xiàn)場工作人員的表現(xiàn)，一個溫暖的微笑、一個知心的問候都會給人以溫馨的感覺。會場會展服務(wù)
6、會展場館要做到人性化的服務(wù)，首先要分析會展活動的類型。不同的會展活動對場館的服務(wù)要求有很大的區(qū)別，如展銷會和純粹的會議不同，純粹的會議和大型節(jié)慶活動不同，因此分清活動的性質(zhì)能有針對性地提供相應(yīng)的服務(wù)。會場會展服務(wù)
7、場館管理者可以對會展活動的參與者進(jìn)行分析，將其劃分為不同的類別，并根據(jù)各個類別的參與者進(jìn)行行為特點(diǎn)分析，提供有針對性的差異*服務(wù)，從而滿足大部分參與者的需求。
如何迎接客人？
一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當(dāng)，當(dāng)不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒妗Ｆ渌腿藛T不宜過多。會場會展服務(wù)
二是掌握到達(dá)和離開的時間。準(zhǔn)確掌握來賓到達(dá)和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應(yīng)及時通知有關(guān)人員。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達(dá)送行地點(diǎn)。
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