檔案的實體案卷或文件的完整性需要檢查和加固性處理

當案卷或文件有規格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動實體修整工作，以確保檔案實體平整清潔，適于數字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質檔案實體高質量進入掃描設備。加固性整理，一般指對非標準規格檔案、破損檔案、過脆檔案進行襯頁、托裱等，進一步保護和延長實體壽命。

檔案整理的兩大要素

①系統排列和編目

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工

②局部調整

對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整

會計檔案的整理原則和標準

會計檔案:是指會計憑證、會計賬薄和財務會計報告等會計核算材料，是記錄和反映本單位經濟業務的重要史料和證據

整理原則：會計檔案整理歸檔時必須收集齊全完整(包括紙質及磁帶、光盤等磁性介質材料)，做到不隔年、不漏月、不短件。

在整理會計檔案時，使用的裝具應做到整齊統一，類目醒目。記賬憑證使用標準卷皮的不可裝盒(袋);會計賬薄財務會計報告以及其他材料必須裝會計檔案盒保管。會計檔案卷皮、卷盒背脊要注明年月、類別、期限和卷號。

檔案整理工作方案的制定

為了使積存零散檔案文件的整理工作能夠順利地進行，在整理以前，應先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內容:立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各工作完成時間。根據所要整理的檔案狀況、數量以及參加整理人數的不同，來針對性制定方案，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯系或同類型若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。