檔案整理服務(wù)內(nèi)容

檔案整理是通過一系列手段將收集來的檔案進(jìn)行科學(xué)的組織，使之條理化、系統(tǒng)化，這是一項非常重要的檔案工作環(huán)節(jié)。檔案整理可以為檔案的保管、統(tǒng)計、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，也可以對鑒定檔案的價值提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)的依據(jù)。

另一方面檔案整理也能夠完整地反映社會活動、歷史事件和歷史人物的本來面貌。可以充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，體現(xiàn)檔案的利用價值。

檔案數(shù)字化之前要先整理整體建庫和補充著錄

檔案數(shù)字化之前的整理工作包括整體建庫及補充著錄兩方面。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時對于沒有完整著錄信息的單位需要對目錄集中著錄和建庫，在完成編目工作后，才有可能銜接數(shù)字化對象審批、檔案出庫、整理、檢查核對等工作；對于已建庫但條目信息仍不完整的，應(yīng)該對缺失、錯誤等信息進(jìn)行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數(shù)字化成果的服務(wù)利用工作。如進(jìn)一步設(shè)置及補充人名、地名、附件等著錄項目。

對于檔案實體整理標(biāo)準(zhǔn)是客觀判斷來進(jìn)行合理干預(yù)及真實還原

檔案實體是數(shù)字性和保護(hù)的客體，是數(shù)字化設(shè)備的直接作用對象，是直接影響檔案數(shù)字化品質(zhì)的關(guān)鍵因素之一。在實施數(shù)字化之前，對于檔案實體的客觀整理標(biāo)準(zhǔn)就是客觀判斷檔案實體狀態(tài)，干預(yù)、真實還原，大限度保留原始檔案的原汁原味。它的整理標(biāo)準(zhǔn)包括：頁碼標(biāo)記完整準(zhǔn)確，不缺頁跳頁；檔案案卷或文件整潔整齊，無卷邊，無折頁；如遇紙張發(fā)脆或載體破杯（如蟲蛀、磨損等）要以宣紙托裱、修補或加固；頁碼規(guī)范，無跳頁缺頁漏頁；脊背裝訂且紙張狀況良好的可視情況進(jìn)行裁剪，非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案應(yīng)通過接邊、襯紙等方式進(jìn)行加工，做好這些利于快速掃描。

檔案整理的分類和實用整理步驟

根據(jù)所有的檔案把不同類別的檔案區(qū)分開來；鑒別每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同類別的檔案材料作為一個組卷單位，不同類別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類的方法，同一保管期限的檔案資料，同一責(zé)任者的檔案資料按檔案形成的時間先后排序，報告、請示件要同批示、批復(fù)一起組件，批復(fù)、批示在前，請示報告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后重大活動資料可裝訂成冊，作為一件。在組卷過程中，去掉 重復(fù)的檔案材料，同類文件較少的能夠立薄卷。