檔案整理的實(shí)用技巧

在檔案整理過程中，如同時(shí)運(yùn)用文件級(jí)檔案整理和案卷級(jí)檔案整理兩種檔案整理方法進(jìn)行檔案分類，在進(jìn)行排列時(shí)，可以將同一級(jí)類目、同一年度檔案進(jìn)行統(tǒng)一排列，并按文件級(jí)檔案在前、案卷級(jí)檔案在后的方式進(jìn)行排列。另外，文件級(jí)檔案可根據(jù)檔案的保管期限長短進(jìn)行逐一排列，案卷檔案可根據(jù)型號(hào)、項(xiàng)目、產(chǎn)品等編號(hào)次序進(jìn)行逐一排列，有利于后續(xù)的檔案管理和開發(fā)利用。

積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀

積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個(gè)作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。

檔案整理方面公司的定位和投入決定高度和成果質(zhì)量

中泰德信公司的工作有序化、規(guī)范化，檔案建設(shè)是重要的一環(huán)。目前在硬件投入的基礎(chǔ)上，正在進(jìn)行檔案的整理、歸檔工作。總的想法是:立足于高起點(diǎn)，規(guī)范化進(jìn)行整理和建設(shè)。

按照中泰德信公司的職能、業(yè)務(wù)特點(diǎn)及檔案管理的要求，分成:

1、文書檔案整理

主要內(nèi)容是:上級(jí)文件、同級(jí)文件及各類材料。

2、會(huì)計(jì)檔案整理

主要內(nèi)容是:帳目、憑證、報(bào)表等。

3、人事檔案整理

主要內(nèi)容是:干部人事檔案、人事調(diào)動(dòng)文件、受獎(jiǎng)懲情況、基本信息資料等。

4、科技檔案整理

主要內(nèi)容是:重大科技創(chuàng)新成果、學(xué)術(shù)協(xié)會(huì)資料、調(diào)研成果等。

檔案整理需要緊密負(fù)責(zé)的分工配合和協(xié)調(diào)統(tǒng)一

按照分工負(fù)責(zé)、各司其職、各負(fù)其責(zé)、齊全完整、應(yīng)歸盡歸的原則，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，檔案文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。檔案文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。