檔案盒打印機的優點：電腦專門軟件，幾十款軟件可同時使用，針對不同設計要求直接更換名稱字母即可出現新檔案盒版面方便簡單。檔案盒打印機有打印速度快，打印之后可保存的時間久等顯著特點，更是可以在各種規格的檔案袋，檔案盒上打印文字，圖案，且一件起印，工廠批量生產均可。衡量檔案盒打印機質量的指標主要是打印分辨率、打印速度、噪聲。目前檔案盒打印機所用的技術主要是噴墨打印、針式打印、激光打印、熱轉印打印。

新型檔案盒打印機具有如下特點：采用吸附平臺國定檔案盒，固定簡單方便，便于打印，使打印更清晰。檔案盒打印機的維護方法：不要在打印機處于打印過程中關閉電源。可先將打印機轉到OFFLINE狀態，當噴頭蓋帽后方可關閉電源，后拔下插頭。打印機使用注意事項：打印機上禁止放其它物品。打印機長時間不用時，請把電源插頭從電源插座中拔出。

檔案袋的打印機，可滿足各單位、各部門對檔案盒、檔案袋的打印要求。可以在任何規格的檔案盒上打印文字、圖案。檔案盒打印機的出現使得機器代替人工填寫，減去繁雜的工作。而擁有的墨水配套使用，使得檔案盒打印機更顯檔次。打印機使用注意事項：在打印檔的時候，不允許使用厚度過高(超過80g)的紙、不允許使用有、折疊過的紙。