檔案托管存儲方案

一、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。

二、庫房內應保持清潔衛生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質的侵蝕。

三、庫房內嚴禁吸煙及存放容易起燃物品。

四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發現問題及時采取整改措施。

五、嚴格遵守檔案的審批、鑒定等管理制度，重要文件要逐份登記造冊。

六、對館內檔案每年進行一至二次檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案被拿出時而造成丟失，發現問題及時報告、處理。

七、對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防止信息的丟失與損壞。

八、配備相應的安全滅火設備設施。

九、對庫房內的電器、電路需要經常進行定期檢查維護。

檔案在存儲前需要如何進行分類？

文件資料應根據其相互聯系、保存價值而進行分類立卷，保證齊全、完整，才能反映安全生產主要情況，以便保管和利用;

應根據文件資料的重要性，以及檔案時間分、長期和短期三種，進行時間整理和分類歸檔

各種文件資料按一定的特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄，其不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

檔案存儲前的過程

采集:由圖像錄入工作站把檔案資料通過掃描儀或通過圖像采集平臺轉化成計算機能識別的圖像數據，并對該檔案文檔進行索引要素的錄入。

索引:可以在線保存多張檔案數據的原件圖像，如果希望眾多的文檔圖像在以后查詢時被快速、準確的定位，就要為每一張采集到的圖像加上一個特定的'標簽”，這個標簽就是索引值。索引值可以是檔案名稱、發生日期等信息。索引值輸入成功就完成了索引。

核對:當用戶的應用系統采用業務數據集中處理主機系統，檔案的要素數據在其他系統已經錄入過，并保存在主機中。在這種情況下，要求本系統中對同一張憑證所加的索引值，與主機中該憑證的業務數據嚴格校核并確保一致。