檔案數字化加工

1、在拿到一卷或一件檔案時，根據裝訂物而選擇相對應的工具拆除檔案：如：三線一孔裝訂物用剪刀、不銹鋼釘裝訂物用取釘器、膠裝用刀子等；

2、左手需摁住檔案，右手可剪開裝訂線或取出釘書釘；

3、用手將檔案一頁一頁的拆分開，比如有粘貼在一起的需要在不破壞檔案完整性的情況下拆開，如若拆開會損壞檔案，所以不建議強拆，掃描時可以用平板掃描儀進行掃描；

4、拆開的檔案用卷皮包裹，以防與其他類別的檔案交叉。

檔案數字化加工

在整理檔案時，常會發現有檔案破損以及正文與復印件如何區分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴重的檔案需進行托裱。復印件檔案需在該文件的首頁右上角加蓋藍色“F”字樣，以便在查找利用時區分正文件與復印件。

且每次的校對是為了減輕后續工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進行抽查，抽查檔案是否達到上述整理要求所涉及到的內容。

檔案數字化加工

檔案數字化較之傳統檔案管理的先進性：

提高經濟效益；過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決難題的這一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

檔案數字化管理的重要性

數字化檔案管理可以把資料及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的提拔需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。

與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案在事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

且將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，將數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。