檔案數字化加工

1.管理人員

主要為:熟悉現場加工管理，熟悉數字化整體作業流程，具有較強組織能力和現場管理及溝通能力的負責人。

2.工程技術人員

主要為:熟悉計算機軟件、硬件技術，了解檔案數據庫的標準和系統開發。了解檔案管理等相關知識的技術部技術支持工程師。

3. 數據采集作業員

主要為:了解檔案數據庫、數據標準和計算機軟件應用等相關知識的數字化制作部工作人員。

檔案數字化加工

采用手工錄入的方式；以軟件校對和打印輸出、比照校對相結合，錯誤率在萬分之二以下.案卷目錄和卷內目錄按照檔案的原始數據錄入。卷案目錄和卷內目錄的樣式經用戶同意可做相應調整。對檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料、更改資料放入原案卷內，卷內目錄及其他不全的需補充完整；裝訂案卷應保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內材料不松動，脫落，保持與原案卷一致。

檔案數字化加工掃描時的注意事項

1、送紙進入小圖掃描儀時確保檔案端正、不歪斜；

2、檔案順序不能亂，不混檔，避免增加還原裝訂的工作量；

3、掃描時應注意掃描成像質量，例如：出現圖像變形、有彩杠等與原始圖像不一致時應及時補掃；

4、雙面（反面有文字信息或其他信息）有內容時，注意雙向掃描避免漏頁的情況發生；

5、掃描時盡量不要損壞紙張，注意保持原檔原貌；

6、同一卷有大圖掃描和小圖掃描，其圖像合卷應注意相對應的卷號，且合卷時不能修改、移動、刪除卷內的圖像；

檔案數字化加工

檔案數字化較之傳統檔案管理的先進性：

提高經濟效益；過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決難題的這一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。